Kirjanpitoon ja taloushallintoon yleensäkin liittyy paljon kysymyksiä. Seuraavassa vastauksia yleisimpiin asiakkaan Tilityyn ammattilaisille esittämiin tiedusteluihin yleensä kirjanpidosta ja taloushallinnon asioista sekä tilitoimistoyhteistyöhön liittyen. Tilitoimisto- ja taloushallintopalvelu Tilityyn myynti- ja asiakaspalvelu vastaa mielellään asiakkaiden kysymyksiin.

Uusia kysymyksiä ja vastauksia julkaistaan säännölllisesti. Mikäli et löydä alta vastausta pohtimaasi asiaan, ota rohkeasti yhteyttä.


Kysymykset ja vastaukset on järjestetty aiheittain. Esimerkiksi kysymykset vastauksineen koskien tarjolla olevia palveluita löytyvät "Tilityyn tarjoamat palvelut" -otsikon alta. Vastaavasti esimerkiksi palkkaukseen liittyvät kysymykset ja vastaukset löydät kohdasta "palkanlaskenta". Voit käyttää myös sivuston hakutoimintoa.

 

Kysymysten aihealueet

 


Hyväksytyt kulut


Mitä voidaan vähentää työvaatekuluina?

Työvaatteet ovat samaan aikaan yksinkertainen ja monimutkainen toiminnan kuluerä. Lähtökohtaisesti vähennyskelpoisiksi kuluiksi kelpaavat sellaiset työ- ja suojavarusteet, jotka liittyvät vain suoraan tehtävään työhön, ja joita työntekijä ei voi käyttää työtehtävien ulkopuolella. Sama koskee työkenkiä sekä muita asusteita. Ei esimerkiksi riitä, että kaulus- tai t-paitaan on painettu työnantajan logo. Mikäli kyseisen paidan käyttö on mahdollista esimerkiksi hygieeniasyistä vain työpaikalla, voi kyseessä olla vähennyskelpoinen työvaatekulu. Työnantajan vaatimus tietynlaiselle asustukselle (väri, virallisuus tai vastaava) ei riitä vähennyskelpoisuuteen.

Käytännössä työnantajan ostamat työvaatteet toki päätyvät työnantajan maksamina kirjanpitoon. Niiden hankintakulua tai sisältämää arvonlisäveroa ei kuitenkaan voi vähentää, mikäli vähennyskelpoisuuden kriteerit eivät täyty.

Yleisesti ottaen kirjanpitäjät joutuvat sanomaan asiakkaiden työvaatekulujen vähennyskelpoisuudelle useammin ei kuin kyllä. Näiden kulujen kohdalla toisaalta on kyllä selkeät kyllä- ja ei-ryhmät, mutta niiden välissä valtava harmaa alue, jossa pohdittavaksi tulee nimenomaisesti muun kuin työkäytön mahdollisuus.

Normaalisti vähennyskelvottomien työkenkien sekä muiden työvaatteiden ja -asusteiden kohdalla poikkeuksena voivat olla lääkärin tai muun rekisteröidyn terveydenhuoltoalan ammattilaisen reseptillä määräämät, työssä suoriutumisen kannalta välttämättömät hankinnat, kuten fyysiseen suoriutumiseen liittyvät ergonomiset kengät, näyttöpäätelasit ja vastaavat. Ne voivat olla vähennyskelpoisia työnantajan tai työntekijän verotuksessa ja on tärkeää ennakkoon tarkastaa, kenen hankinta tulisi tehdä.

Toinen peruste työnantajan hankkimien tavanomaisten vaatteiden vähennyskelpoisuudelle työvaatekuluna voi olla tehtävän työn erityinen vaatteiden likaavuus tai kuluttavuus, mistä johtuen niitä ei käyttöön otettua voisi käyttää työn ulkopuolella.

Työvaatteiden vähennyskelpoisuuden varmistaminen etukäteen on tärkeää työnantajan sekä työntekijän näkökulmasta ikävien yllätysten välttämiseksi. Työnantajalle riski on verotuksessa jälkikäteen vähennyskelvottomuus ja työntekijälle saatujen työvaatteiden määrittyminen palkanomaiseksi verotettavaksi eduksi, mikä siis voi tarkoittaa kummallekin osapuolelle jälkikäteen maksettavaksi tulevia veroja.

Tilityyn esimerkkejä tilanteista, joissa hankinta voidaan käsitellä kirjanpidossa työvaatekuluna

● tehtaan, tuotantolaitoksen, rakennus- tai metsätyömaan, huoltoyhtiön tai vastaavan työntekijöiden työhaalarit sekä muut työn kannalta tarvittavat suojavarusteet, kuten hansikkaat, suojakypärät ja vastaavat
● ravintolan keittiöhenkilökunnan (kokit, keittiöapulaiset) työasut, tarjoiluhenkilökunnan essut
● sairaanhoitajien, laitossiivoojien sekä muiden vastaavissa erityistä puhtautta vaativissa työoloissa työvaatteinaan erityistä työasua käyttävien työvaatteet- ja -asusteet (hoitajien, leipureiden sekä vastaavien työasut, -hatut)
● turvajalkineet ja muut suojavarusteet, jotka ovat suoraan tehtävän työn luonteesta (työturvallisuus) johtuen välttämättömät
● mehiläishoitajan suojahaalari ja -käsineet (mutta ei saappaita tai kenkiä)
● yleisesti ottaen virka-asut, kuten poliisien, pappien sekä vastaavien erityistä vaatetusta vaativissa tehtävissä toimivien virka-asut, mutta ei kuitenkaan virkapuvun alla käytettävät vaatteet, kuten t-paidat, housut ja vastaavat
● partureiden ja kampaajien vaatteet ja asusteet, jos ne työn tekemisen yhteydessä vahingoittuvat tai likaantuvat merkityksellisesti esimerkiksi kampaamokemikaalien (hiusvärit ja vastaavat) käsittelystä johtuen
● koronapandemian (COVID-19) tai muun vaarallisen taudinaiheuttajan leviämisen johdosta ostetut hengityssuojaimet, suojavisiirit ja vastaavat, vaikka ne eivät normaalioloissa olisi vähennyskelpoisia
● yksittäiseen kampanjaan hankitut t-paidat ja vastaavat, joihin painettu näyttävästi sekä muun käytön rajoittavasti kohdekampanjan tiedot (voi olla myös markkinointikulu)
● vartijan työhaalari ja turvakengät, pois lukien haalarin alla käytettävä tavanomainen vaatetus sekä sellaiset vartijan työvaatteet, joilta ei vaadita erityisiä teknisiä ominaisuuksia (kuten kestävyys)


Ja esimerkkejä, joissa työtä varten tehtyjä vaatehankintoja ei voi vähentää kirjanpidossa

● sellaisen siivous- ja ylläpitotyötä tekevän työntekijän työssä käytettävät tavanomaiset vaatteet, joita voisi käyttää myös työtehtävien ulkopuolella (esimerkiksi se, että t-paidassa on työnantajan logo, ei välttämättä vielä riitä perusteeksi työvaatekuluun kirjaamiseen)
● vieraan tai esiintyjän juhla-, gaala- tai esiintymisasut, mikäli niitä voidaan käyttää myös työtehtävän ulkopuolella
● toimistotyötä tai tapaturmariskiltään vastaavaa työtä tekevän henkilön työkengät, vaikka ne olisivat esimerkiksi vain sisäkäyttöön
● opettajan, taksinkuljettajan, kirjanpitäjän tai muun asiakaspalvelijan tavanomaiset vaatteet
● pankkivirkailijan, konsultin tai yrityksen johdon työssään tarvitsemat siistimmät vaatteet ja asusteet
● erikoisliikkeestä ostetut ergonomiset tai turvavahvistetut työkengät, joiden käytölle ei ole työn luonteesta johtuvaa automaattista käyttöpakkoa
● vaatekaupan myyjän työnantajaltaan saamat vaatteet ja asusteet, vaikka ne olisivat tarkoitettu työkäyttöön markkinointimielessä
● fysioterapeutin, hierojan, kosmetologin tai vastaavassa ammattissa toimivan henkilön työvaatteinaan käyttämät perusvaatteet (poikkeuksena työtehtävässä käytettävä erityinen "hoitoasu tai työpuku")
● parturin, kampaajan, kynsihoitajan tai vastaavassa ammatissa toimivan perusvaatetus, mikäli sen pysyvä ja muun käytön estävä likaantumisvaara ei ole ilmeinen
● liikunnanopettajan juoksukengät tai muut urheiluasusteet
● ikkunanpesijän työvaatteet, mikäli ne eivät työtehtävässä likaannu erityisesti ja pysyvästi (eli puhdistu pesemällä)
● erä- tai elämysoppaan vaelluskengät ja muu vaatetus

Edellä listatut esimerkit ovat mainitusti vain esimerkkejä. Muutokset ja poikkeukset ovat mahdollisia. Työvaatteiden kohdalla vähennyskelpoisuus sekä se, onko kyseessä työnantajan tai työntekijän hankkimana vähennyskelpoinen kulu, arvioidaan aina tapauskohtaisesti Tilityyn kirjanpidon asiantuntijoiden toimesta.


 Voiko osakeyhtiön yrittäjä saada kilometrikorvauksia tai muita matkakorvauksia?

Suurin osa yrittäjistä haluaa nostaa yrityksestään mahdollisimman paljon verotuksellisesti kannattavia etuja ja hyvä niin! Työmatkakorvaukset kannattaa pieninäkin määrinä huomioida kirjanpidossa ja verotuksessa. Ne ovat yritykselle vähennyskelpoisia kuluja ja yrittäjän henkilökohtaisessa verotuksessa taas vastaavasti verovapaata tuloa.

On tärkeää muistaa, että maksetut kilometrikorvaukset ja päivärahat tulee poikkeuksetta ilmoittaa Tulorekisteriin viiden vuorokauden (ei siis arkipäivän) kuluessa niiden maksamisesta. Ilmoitusta ei tehdä maksettujen verovapaiden työmatkakorvausten kohteena olevien työmatkojen mahdollisista kulukorvauksista (kuten esimerkiksi majoitus- ja paikoituskulut).

Osakeyhtiössä yrittäjäosakkaan työmatkoiksi luokitellaan matkat, jotka kohdistuvat varsinaisen työntekopaikan ulkopuolella sijaitseville erityisille työntekemispaikoille. Ajoja tai matkoja omalle toimitilalle, toimistolle tai oman yrityksen toimipisteisiin normaalilla työntekoalueella ei siis huomioida, mutta käynnit asiakkaiden luona, liiketoimintatarkoituksessa tehty muu ajo sekä kuljetukset huomioidaan ja osakeyhtiön omistajana voit maksaa itsellesi yrityksestä niistä seuraavia verovapaita työmatkakorvauksia:

● Päiväraha (osa- tai kokopäiväraha)
Tarkasta vuosittain vahvistettava päivärahan suuruun verohallinnolta tai kirjanpitäjältäsi. Lisäksi on huomioitava muun muassa yleiset päivärahaa koskevat etäisyyttä ja matkan kestoa koskevat vaatimukset.

● Kilometrikorvaus oman auton työmatkakäytöstä
on tärkeää muistaa, että kilometrikorvausten pohjaksi tarvitaan ajopäiväkirja, joka voi olla sähköinen taulukko, paperiversio tai esimerkiksi mobiilisovellus. Tärkeää on, että ajopäiväkirjasta löytyvät kaikki vaaditut työ- ja yksityisajot erittelevät ajotiedot, joita ovat muun muassa kellonajat, kilometrimäärät, ajokohde ja ajoperuste. Kilometrikorvauksen suuruuteen vaikuttavat esimerkiksi kuljetettavien määrä sekä mahdolliset ajolisälaitteet.


Tilityyn asiakasohjeen mukaisesti seuraavien kriteerien tulee kiistatta täyttyä, jotta matka voidaan huomioida työmatkana, josta voi nostaa verovapaita matkakorvauksia

1. Kyseessä on työmatka
Matkan tulee täyttää Verohallinnon työmatkan määritelmän kriteerit. Niiden mukaan työmatka on tilapäinen matka, joka tehdään erityiselle työntekemispaikalle työtehtävien vuoksi. Mikä on sitten erityinen työntekemispaikka? Sillä tarkoitetaan sellaista paikkaa, jossa työskentely on tilapäistä. Kyseessä ei voi olla esimerkiksi ajo omalle toimistolle, mutta esimerkiksi ajamiset kotoa tai toimistolta asiakkaan luokse ja takaisin ovat työmatkoja.

2. Kulkuneuvona ei ole yrityksen omistama ajoneuvo
Käytettävän moottorikulkuneuvon tulee olla siis oma, tuttavalta lainattu tai vaikka vuokraamasi. Pääasia on, ettei kulkuneuvo ole tosiaan yrityksen omaisuutta. Auton ollessa yrityksen oma, ei sen käytöstä voi maksaa kilometrikorvauksia, vaan kulkuneuvon käyttökulut ovat yrityksen vähennyskelpoisia kuluja. Verovapaiden kilometrikorvausten ja päivärahan maksaminen eivät ole sidoksissa toisiinsa. Siinä, missä kilometrikorvausten kohdalla on tarkemmin määritetty, millä kulkuneuvolla matka tulee tehdä, päivärahaa maksettaessa matka on voitu tehdä oikeastaan millä vain matkustustavalla, julkinen liikenne ja työnantajan omistama kulkuneuvo mukaan lukien.

Työmatkan kesto (vaikuttaa maksettavaan päivärahaan)
Työmatkan kesto vaikuttaa maksettavan verovapaan päivärahan määrään. Olemassa olevan lainsäädännön mukaan 6 - 10 tunnin matkasta voidaan maksaa osa- eli puolipäiväraha ja sitä kauemmin kestävistä matkoista vastaavasti kokopäiväraha.

Työmatkan etäisyys (vaikuttaa maksettavaan päivärahaan)
On todella tärkeää huomioida, että vaikka kilometrikorvaukset saa vähentää muiden vaatimusten täyttyessä matkasta asiakkaan luokse, vaikka asiakas sijaitsikin lähellä, verottoman päivärahan maksamisen perusteena ovat seuraavat vaatimukset:

1. Matkan tulee kohdistua yli 15 kilometrin päähän työpaikastasi tai asunnostasi riippuen siitä, kumpi on työmatkan aloituspiste
2. Työmatkan määränpään tulee sijaita vähintään viiden(5) kilometrin päässä kodistasi SEKÄ mahdollisesta varsinaisesta työpaikastasi/-pisteestä 


Tilitoimisto- ja taloushallintopalvelu Tilityyn asiakkailtaan kirjanpitoon verovapaiden työmatkakorvausten maksamisesta vaatimat tositteet

Maksetuista verovapaista työmatkakorvauksista tulee poikkeuksetta olla tosite. Useimmiten on työmatkakorvauksen saajan tekemä matkalasku.

Matkalaskun minimisisältövaatimukset ovat

1. Tieto matka aloituspaikasta ja kohteesta sekä matkan aloitus- ja kohteeseensaapumisaika
2. Selvitys matkan tarkoituksesta
3. Matkan pituus kilometreinä
4. Selvitys matkustustavasta (kulkuneuvo tarvittessa tunnisteineen, hankitut matkaliput, tms.)
5. Mikäli matkalaskulla laskutetaan lisäksi kulukorvauksia, tulee niistä liittää alkuperäiset tositteet matkalaskuun


Erityisaloilla (muun muassa rakennus-, maanrakennus- ja metsäala) toimivien verovapaat työmatkakorvaukset

Verohallinnon Tilitoimisto- ja taloushallintopalvelu Tilityyn pyynnöstä antaman tarkentavan ohjeistuksen mukaisesti osakeyhtiöiden yrittäjäomistajia ei aseteta erityisasemaan työntekijöihin verrattuna verovapaiden työmatkakorvausten kohdalla. Maksetulla tai ei-maksetulla palkalla yrityksestä ei ole asiassa vaikutusta. Näin ollen erityisaloilla työskentelevien osakeyhtiöiden yrittäjäomistajien kohdalla noudatetaan erityisalojen työmatkakorvauksista annettua erityisohjetta, jolla on vaikutusta kilometri- ja päivärahakorvausten maksamiseen.

Koska osakeyhtiöiden yrittäjäomistajien työnkuvan sisältäen useimmiten myös hallinnollisia tehtäviä, verovapaiden työmatkakorvausten kohdalla on kiinnitettävä erityishuomiota yrittäjäomistajan työskentelyn olosuhteisiin.

Pääsääntöä noudatetaan erityissäännön sijaan esimerkiksi, mikäli

1. yrittäomistajalla on kodin yhteydessä vuokrattuna työhuone tai -tila hallinnollisten tehtävien tekemistä tai vaikkapa työvälineiden huoltoa ja ylläpitoa varten
2. olemassa on toinen oma tai vuokrattu tila vaikkapa hallintotehtävien suorittamista varten, joka täyttää varsinaisen/vakituisen työpisteen määritelmän


Voiko toiminimen tai muiden henkilöyhtiöiden yrittäjät nostaa verottomia työmatkakorvauksia?

Toiminimi- tai henkilöyhtiöyrittäjät eivät voi maksaa itselleen päivärahoja tai kilometrikorvauksia. He saavat kuitenkin alla esitettyjen ehtojen täyttyessä vaatia työmatkatoiminnasta syntyneitä lisääntyneitä elantokustannuksia huomioitavaksi lisävähennyksinä yrittäjän elinkeinotoiminnan veroilmoituksessa.

Toiminimi- ja henkilöyrittäjän työmatkoiksi luokitellaan matkat, jotka kohdistuvat varsinaisen työntekopaikan ulkopuolella sijaitseville erityisille työntekemispaikoille. Ajoja tai matkoja omalle toimitilalle, toimistolle tai oman yrityksen toimipisteisiin tavanomaisella työntekoalueella ei siis huomioida, mutta käynnit asiakkaiden luona, liiketoimintatarkoituksessa tehty muu ajo sekä kuljetukset huomioidaan työmatkakuluina.

Tilitoimisto- ja taloushallintopalvelu Tilityyn asiakasohjeistuksen mukaan toiminimi- tai henkilöyrittäjä voi ilmoittaa työmatkakustannuksia LISÄVÄHENNYKSENÄ henkilön elinkeinotoiminnan veroilmoituksessa, kun

1. Kyseessä olevat työmatka-ajot täyttävät Verohallinnon työmatkan kriteerit
Niiden mukaan työmatka on tilapäinen matka, joka tehdään erityiselle työntekemispaikalle työtehtävien vuoksi. Mikä on sitten erityinen työntekemispaikka? Sillä tarkoitetaan sellaista paikkaa, jossa työskentely on tilapäistä.

2. Alle puolet omalla autolla ajetuista vuosittaisista kilometreistä on työajoja
Tällöin voidaan lisääntyneinä elantokuluina vaatia kilometrikorvausten suuruista lisävähennystä

3. Työn sisältäessä merkittävästi työmatkatoimintaa, toiminimi- tai henkilöyhtiöyrittäjä voi tehdä myös Verohallinnon määrittelemän osa- eli puoli- tai kokopäivärahan suuruisen lisävähennyksen lisääntyneistä elantokustannuksista (ruokailut matkalla sekä vastaavat).

Työmatkan kesto (vaikuttaa lisävähennysoikeuteen)
Työmatkan kesto vaikuttaa maksettavan verovapaan päivärahan määrään. Olemassa olevan lainsäädännön mukaan 6 - 10 tunnin matkasta voidaan tehdä osa- eli puolipäivärahan ja sitä pidemmistä matkoista vastaavasti kokopäivärahan suuruinen lisävähennys.

Työmatkan etäisyys (vaikuttaa lisävähennysoikeuteen)
On todella tärkeää huomioida, että vaikka kilometrikorvaukset saa vähentää muiden vaatimusten täyttyessä matkasta asiakkaan luokse, vaikka asiakas sijaitsikin lähellä, päivärahan suuruutta vastaavan lisävähennysoikeuden perusteena ovat seuraavat vaatimukset:

1. Matkan tulee kohdistua yli 15 kilometrin päähän työpaikastasi tai asunnostasi riippuen siitä, kumpi on työmatkan aloituspiste

2. Työmatkan määränpään tulee sijaita vähintään viiden(5) kilometrin päässä kodistasi SEKÄ mahdollisesta varsinaisesta työpaikastasi/-pisteestä


Henkilöverotuksen elinkeinotoiminnan lisävähennyksenä ilmoitettavista työmatkakuluista (lisääntyneet elantokustannukset) vaaditut tositteet

Toiminimi- ja henkilöyrittäjän tulee dokumentoida työmatkatoiminta, jonka perusteella hän vaatii verotuksessa lisävähennystä ja henkilöverotuksessa elinkeinotoiminnan veroilmoituksen yhteydessä tehtävän lisävähennysvaateen perusteena tulee olla ajopäiväkirja sekä tarvittavat mahdolliset muut tositteet.

Ajopäiväkirjan osalta minimisisältövaatimukset ovat

1. Tieto matka aloituspaikasta ja kohteesta sekä matkan aloitus- ja kohteeseensaapumisaika

2. Selvitys matkan tarkoituksesta

3. Matkan pituus kilometreinä

4. Selvitys matkustustavasta (kulkuneuvo tarvittessa tunnisteineen, tms.)

5. Moottoriajoneuvon ollessa kyseessä, matkamittarin lukema jokaisen työajon alussa ja lopussa

6. Lisääntyneistä muista elantokustannuksista (ruokailut, majoitukset yms. työmatkojen aikana) tulee olla alkuperäiset tositteet


Toiminimi- tai henkilöyrittäjän kirjanpidossa voidaan kuluina huomioida TOSIASIALLISIA työmatkakustannuksia, kun

1. Kyseessä olevat työmatka-ajot täyttävät Verohallinnon työmatkan kriteerit
Niiden mukaan työmatka on tilapäinen matka, joka tehdään erityiselle työntekemispaikalle työtehtävien vuoksi. Mikä on sitten erityinen työntekemispaikka? Sillä tarkoitetaan sellaista paikkaa, jossa työskentely on tilapäistä.

2. Yli puolet ajokilometreistä on työajoja
Auto lasketaan elinkeinotoimintasi varallisuudeksi ja kirjanpitoon merkitään kaikki autosi käytöstä syntyvät todelliset kulut, kuten esimerkiksi polttoaine, -vakuutusmaksut sekä huolto- ja korjauskulut. Erillisiä kilometrikorvauksen suuruisia lisävähennyksiä ei ole oikeutta tehdä lisäksi.

3. Työn sisältäessä merkittävästi työmatkatoimintaa, voit tehdä myös Verohallinnon määrittelemän osa- eli puoli- tai kokopäivärahan suuruisen lisävähennyksen lisääntyneistä elantokustannuksista (ruokailut matkalla sekä vastaavat).

Työmatkan kesto (vaikuttaa lisävähennysoikeuteen)
Työmatkan kesto vaikuttaa maksettavan verovapaan päivärahan määrään. Olemassa olevan lainsäädännön mukaan 6 - 10 tunnin matkasta voidaan tehdä osa- eli puolipäivärahan ja sitä pidemmistä matkoista vastaavasti kokopäivärahan suuruinen lisävähennys.

Työmatkan etäisyys (vaikuttaa lisävähennysoikeuteen)
On todellä tärkeää huomioida, että vaikka kilometrikorvaukset saa vähentää muiden vaatimusten täyttyessä matkasta asiakkaan luokse, vaikka asiakas sijaitsikin lähellä, päivärahan suuruutta vastaavan lisävähennysoikeuden perusteena ovat seuraavat vaatimukset:

1. Matkan tulee kohdistua yli 15 kilometrin päähän työpaikastasi tai asunnostasi riippuen siitä, kumpi on työmatkan aloituspiste

2. Työmatkan määränpään tulee sijaita vähintään viiden(5) kilometrin päässä kodistasi SEKÄ mahdollisesta varsinaisesta työpaikastasi/-pisteestä

Toiminimen tai henkilöyhtiön kirjanpidossa kuluina huomioitavista työmatkakuluista vaaditut tositteet

Toiminimi- ja henkilöyrittäjän tulee dokumentoida työmatkatoiminta, jonka perusteella yrityksen kirjanpitoon kirjataan kuluiksi työmatkakustannuksia. Kuluista tulee poikkeuksetta olla tositteet (polttoaine-, vakuutus-, huoltotositeet sekä vastaavat). Lisäksi henkilöverotuksessa elinkeinotoiminnan veroilmoituksen yhteydessä tehtävän päivärahan suuruutta vastaavan lisävähennysvaateen perusteena tulee olla tarvittavat tositteet tai muut selvitykset, joista minimissään tulee olla:

1. Tieto matka aloituspaikasta ja kohteesta sekä matkan aloitus- ja kohteeseensaapumisaika

2. Selvitys matkan tarkoituksesta

3. Matkan pituus kilometreinä

4. Selvitys matkustustavasta

5. Lisääntyneistä muista elantokustannuksista (ruokailut, majoitukset yms. työmatkojen aikana) tulee olla alkuperäiset tositteet
 

Erityisaloilla (muun muassa rakennus-, maanrakennus- ja metsäala) toimivien työmatkavahennysoikeus

Verohallinnon Tilitoimisto- ja taloushallintopalvelu Tilityyn pyynnöstä antaman tarkentavan ohjeistuksen mukaisesti toiminimi- tai henkilöyhtiöyrittäjää ei aseteta erityisasemaan työntekijöihin verrattuna verovapaiden työmatkakorvausten kohdalla. Näin ollen työmatkavähennysoikeus määräytyy toiminimi- ja henkilöyhtiöyrittäjän kohdalla erityisalojen työmatkakorvauksista annetun erityisohjeen pohjalta.

Toiminimi- ja henkilöyhtiöyrittäjien työnkuvan sisältäen useimmiten myös hallinnollisia tehtäviä, on työmatkakorvausten vähennysoikeuden kohdalla kiinnitettävä erityishuomiota työskentelyn olosuhteisiin.

Pääsääntöä noudatetaan erityissäännön sijaan esimerkiksi, mikäli

1. yrittäomistajalla on kodin yhteydessä hallinnassaan työhuone tai -tila hallinnollisten tehtävien tekemistä tai vaikkapa työvälineiden huoltoa ja ylläpitoa varten

2. olemassa on toinen oma tai vuokrattu tila vaikkapa hallintotehtävien suorittamista varten, joka täyttää varsinaisen/vakituisen työpisteen määritelmän


 Kirjanpitoaineistot ja niiden toimittaminen


 

 


Maksut ja kustannukset


Mitä kirjanpito maksaa?

Kirjanpidon hinta perustuu asiakkaan tarvitsemiin palveluihin. Siinä missä osalle riittää peruskirjanpito, toiset toimijat tarvitsevat vaikkapa arvonlisäveroilmoittamisen tai palkanlaskennan palveluita. Myös asiakkaan koko (=syntyvän työn määrä) vaikuttaa suuresti hintaan.

Erityisesti uusille aloittaville yrityksille, joiden toiminta ei vielä ole vakiintunut on vaikeaa antaa tarkkaa arvioita vuosittaisista kirjanpitokustannuksista. Yleissääntönä voidaan sanoa, että pienen toimijan (yhdistys, pieni yritys, yms.) perustaloushallintopalvelukustannukset ovat 2,5 - 3,5 % tilikauden liikevaihdosta. Näin ollen esimerkiksi 100'000 euron liikevaihdollisen toimijan kirjanpito- ja peruspalkanlaskentakulut ovat vuodessa 2500 - 3500 euroa. Vastaavasti suurilla toimijoilla taloushallinnon palveluiden kustannukset ovat liikevaihtoon suhtautettuina hieman pienemmät, noin 1,0 - 1,5 % tilikauden liikevaihdosta. Esimerkiksi miljoonan euron liikevaihdolla taloushallinnon kulut ovat noin 10'000 - 15'000 euroa.

Taloushallintoala on vahvasti kilpailtu ja toimijoita paljon. Tilitoimistojen hinnoissa katteen osuus on maltillinen. Pyytäessäsi tarjouksia palveluista onkin tärkeää ensin itse pohtia, mitä tarvitsee. Tarvitaanko esimerkiksi nimetty vastuukirjanpitäjä, neuvontapalveluita tai esimerkiksi raportointia. Jokainen palveluosa-alue maksaa ja vaikuttaa kirjanpitokustannuksiin.

Tilityy tarjoaa kaksi erilaista hinnoittelumallia. Valittavana on kiinteähintainen kuukausipaketti, johin kuuluvat siihen toimeksiantosopimuksessa sovitut kausittaiset palvelut tai tuntiperusteinen hinta, joka mukautuu kirjanpitojaksoittaisen työmäärän muutoksiin. Keskimäärin Tilityyn laskutus on ollut peruskirjanpitopalveluista pienillä toimijoilla 2,68 % ja suurilla 1,43 % tilikauden liikevaihdosta.


 Miksi tilitoimisto tarvitsee tietoa kuittimääristä ja vastaavista hinnan kertomista varten?

Kuten useimmilla palveluliiketalouden aloilla, taloushallintopalveluiden hinta perustuu työn tekemiseen kuluvaan aikaan. Keskimäärin yhden työtunnin veloitus asiakkalta on 50,00 - 180,00 euroa. Tuntihintaan vaikuttaa se, vaatiiko työ taloushallinnon erityisammmattilaisen tai perustason asiantuntijan työpanoksen.

Kuittien, tiliotteiden, työntekijöiden määrän ja muun aineiston kyselyn taustalla on tilitoimiston tietotaito siitä, kuinka paljon esimerkiksi yksittäisen laskun, tiliotteen tai korttiostokuitin käsittely vie kirjanpidossa. Tositteiden kokonaismäärän pohjalta kirjanpitäjä pystyy laskemaan haluttujen palveluiden vaatiman työajan ja sitä kautta hinnan, jolla palveluita tarjoaa.

Nykyään kun sähköiset kirjanpitoaineistojärjestelmät yleistyvät ja monet asiakkaat toimittavat perinteisten paperisten tositteiden sijaan kuittinsa mobiilisovelluksien ja vastaavien kautta, voi hinnan määrittämiseen vaikuttaa käytettävän sovelluksen tuottajan hinnoittelu (esimerkiksi ohjelmissa saattaa olla vuosilisenssin sijaan tositekohtainen veloitus). Tämä toki on harvinaisempaa.

Mahdollisimman tarkka arvio kirjanpitoaineistoista (kuitit, laskut, tiliotteet ja vastaavat) estää mahdolliset ikävät yllätykset puolin ja toisin. Tilitoimiston edustaja auttaa varmasti mielellään aina mahdollisia asiakkaita realistisen tosite- ja aineistomäärän arvioinnissa.

Tilityyn palveluiden hinnoittelun pohjana on aika. Asiakkaille annettavien tarjousten pohjana on näin ollen juurikin vuosien kokemuksella hankittu tieto siitä, kuinka monta esimerkiksi kuittia meillä Tilityyssä voidaan yhteen työtuntiin sisällyttää. Oli kyseessä kiinteähintainen palvelupaketti tai tuntihintainen veloitus, työaikaa seurataan erityisellä asiakaskohtaisella työajanseurantajärjestelmällä.

 

Miksi maksan kuukausittain eri hinnan samasta palvelusta?

Syitä sille, miksi samasta palvelusta vaikuttaisi perittävän eri kuukausina eri hinta voi olla monia. Mikäli olet sopinut tilitoimiston kanssa kiinteähintaisesta hinnoittelusta (esimerkiksi kuukausittainen palvelupaketti), hintaa voivat nostaa laskutusjakson aikana tilaamasi lisäpalvelut. Syynä voi olla myös normaalista poikkeavat haastavammat aineistot tai tilanteet, jotka eivät yleisesti sisälly peruspalvelukokonaisuuksiin, vaan laskutetaan asiakkaalta erikseen.

Tietenkin lähtökohdan tulisi olla se, että olemassa oleva kokonaisuus kiinteähintaisten palvelupakettien kohdalla on neuvoteltu sellaiseksi, että siinä on puolin ja toisin joustoa, eikä yllätyksiä tule säännöllisesti. Mikäli kuukausivaihtelua on paljon, kannattaa keskustella kirjanpitäjän kanssa tilanteesta ja kenties tarvittavista muutoksista. Kyseessä voi olla väärinymmärrys tai vaikkapa toimitettuihin aineistoihin liittyvä ongelma.

Mikäli ostamasi palvelu on aikaperusteista, kirjanpitojaksoittain maksamasi palvelun hinta perustuu kirjanpitäjältä kuluneeseen työaikaan. Siinä missä palvelupakettien kohdalla toteutunut työaika voi joinakin jaksoina ylittää ja toisina alittaa siihen sovitun ilman vaikutusta saamasi laskun loppusummaan, tuntiveloitteisen palvelun hinta perustuu aina toteumaan ja sen johdosta vaihtelee merkittävästikin eri laskutuskerroilla.

Tilityyn kiinteähintaiset palvelupaketit kootaan yhteistyössä asiakkaan kanssa ja niihin sisältyvien palveluiden lisäksi laskutettavat lisäveloitukset ovat harvinaisia poikkeuksia. Lähestulkoon aina lisäveloituksen taustalla on asiakkaan kanssa sovittu lisätyö, eikä tavanomaista korkeampi kirjanpitojakson veloitus tule yllätyksenä. Lisäksi on olemassa joitakin - toki taloushallintopalveluiden toimeksiantosopimuksessa sovittuja - epäsäännöllisiä esimerkiksi lakiin perustuvia erityislisätöitä, joita voi tulla asiakkaan maksettavaksi ilman asiasta erikseen sopimista.

Tällaisia erityisveloitusperusteita ovat esimerkiksi lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä perustuva vaatimus Tilityyn tunnistaa ja tuntea asiakkaansa. Tätä varten Tilityyssä luotu erityinen asiakkaan tuntemismenettely tehdään asiakkaille keskimäärin 1 - 2 vuoden välein. Tuntemismenettely on pakollinen Tilityylle sekä asiakkaalle ja sen kulut maksaa asiakas. Tuntemismenettelyn lisäkustannus on keskimäärin 100 - 200 euroa. Tuntemismenettelystä, kuten kaikista lisäkustannuksia aiheuttavista töistä ollaan ennakkoon yhteydessä asiakkaaseen.


 Palkanlaskenta


 

 


Tilityyn tarjoamat palvelut


 

 


Tilintarkastus


Milloin tarvitaan tai on pakko valita tilintarkastaja?

Tilintarkastaja voidaan valita ja tilintarkastus teettää aina, kun taloudellisen toiminnan kohteena oleva toimija (= kirjanpitovelvollinen) niin päättää. Kyseessä on kuitenkin esimerkiksi monen yrityksen näkökulmasta merkittävä ylimääräinen lisäkulu ja silloin, kun tilintarkastajan valinta ei ole pakollista, sellainen monesti jätetään valitsematta.

Perusteet sille, milloin tilintarkastaja tarvitaan, tilintarkastaja on pakko valita tai tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta, tulevat tilintarkastuslaista, jossa määritellään ne kriteerit, joilla kirjanpitovelvollisen yleisestä velvoitteesta tilintarkastan valinnalle voidaan poiketa.

Osakeyhtiön on lain mukaan valittava tilintarkastaja ja näin ollen hankittava tilikausittainen tilintarkastus, mikäli kaksi tai useampi alla seuraavista perusteista on toteutunut päättyneellä tilikaudella sekä sitä edeltäneellä tilikaudella. Käänteisesti vain yhden perusteen täyttyminen ei vielä johda vaatimukseen valita tilintarkastaja, mikäli osakeyhtiön yhtiöjärjestyksessä ei ole mainittu, että tilintarkastaja on aina valittava.

Tilintarkastajan valinnan perusteet

● kirjanpidossa taseen loppusumma on enemmän kuin 100'000 euroa
● yrityksen liikevaihto (tai vastaava tuotto) on enemmän kuin 200'000 euroa
● yrityksen palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä

Esimerkiksi se, että osakeyhtiöllä on neljä työntekijää tai enemmän ei siis vielä tarkoita, että tilintarkastaja on lain mukaan valittava. Vain mikäli lisäksi tilintarkastajan valinnan perusteista täyttyy lisäksi yli 100 000 euron taseen arvo tai 200 000 euron liikevaihto, tulee tilintarkastajan valitseminen pakolliseksi. Näin siis, mikäli kriteerit täyttyvät kahtena tilikautena peräkkäin.

Eli myöskään ensimmäisenä sellaisena vuotena, kun edellisen tilikauden osalta on täyttynyt yllä mainituista kriteereistä kaksi tai useampi, ei ole vielä pakko valita tilintarkastajaa. Sen sijaan, kun kahtena peräkkäisenä(!) tilikautena on mainituista ehdoista täyttynyt kaksi tai useampi, on tilintarkastaja pakko valita.

Poikkeuksia toki on ja esimerkiksi toimijoille, joiden pääasiallisena toimialana on arvopapereiden omistaminen ja hallinta, saattaa tilintarkastajan valinta olla pakkollinen edellä esitetyistä perusteista riippumatta. Asunto-osakeyhtiöissä (asoy) tilintarkastaja on valittava, mikäli sen hallinnoimissa rakennuksissa tai tiloissa on 30 huoneistoa tai enemmän tai tietty määrä asunto-osakeyhtiön osakkeenomistajista sitä vaatii. Osuuskunnassa tilintarkastajan valinta perustuu osuuskunnan sääntöjen lisäksi sen jäsenten mahdolliseen valintavaatimukseen. Säätiöiden tulee aina valita tilintarkastaja säätiölain perusteella. Yhdistyksien on olemassa olevan lainsäädännön pohjalta mahdollista valita tilintarkastaja tai hänen sijaansa (ilman erillistä sääntömuutosta) yksi tai useampia toiminnantarkastaja, joina voivat toimia myös maallikot.

Milloin tilintarkastaja sitten tarvitaan? Tilityyssä suositellaan, että mikäli toimijan taloudellinen tilanne sen mahdollistaa, on aina hyvä, mikäli toiminnan tarkastaa toimijatyypistä riippuen tilin- tai toiminnantarkastaja. Hänen tehtävänsä on käydä läpi organisaatiossa tehdyt päätökset, niiden noudattaminen sekä tehty kirjanpito ja muu talousaineisto. Tilin- tai toiminnantarkastaja on yhteistyökumppani, joka auttaa estämään taloudellisia virheitä ja tuo ulkopuolista asiantuntijanäkemystä talouden sekä toiminnan seuraamiseen.


Yleistä taloushallintoalan palveluista


Mitä kirjanpitäjä tekee?

Kirjanpitäjälle ja hänen tekemälleen työlle on varmasti yhtä monta määritystä kuin on sen antajia. Tiivistetysti voisi sanoa, että kirjanpitäjä tekee kirjanpitoa asiakkaan toimittamiin kirjanpitoaineistoihin perustuen. Käytössä on yleisesti erilaisia kirjanpito-ohjelmia, joita kirjanpitäjä hyödyntää työssään. Kirjanpidon valmistuttua kirjanpitäjä muodostaa siihen perustuvia raportteja ja tekee muun muassa viranomaisilmoituksia, kuten vuosittain ja kirjanpitokausittain erilaisia verotukseen liittyviä ilmoituksia.

Kirjanpitäjä on nimikkeenä hieman vanhentunut, mutta parempaakaan ei ole keksitty käyttöön. Todellisuudessa kirjanpitäjän työ on hyvin laaja-alaista ja kirjanpitäjän vastuulle usein kuuluu peruskirjanpidon lisäksi esimerkiksi palkanlaskennan, yritysneuvonnan, verotuksen asiantuntijuuden, yritysjuridiikan ja johtamisen sekä monen muun liiketoiminnan osa-alueen tehtäviä ja asiantuntijana toimimista. Työ on toimistopainoitteista ja hyvin itsenäistä. Kirjanpitäjän tehtävässä toimiminen vaatii tarkkuutta ja analyyttista luonnetta. Myös hyvät asiakaspalvelutaidot ovat ehdoton vaatimus, koska kirjanpitäjän työ perustuu molemmin puolin luottamukselliseen vuorovaikutukseen asiakkaiden kanssa.

Tilityyssä kirjanpitäjä tarkoittaa taloushallinnon koulutettua ammattilaista, jonka tehtävänä on asiakkaiden kirjanpitoaineistojen käsittely, kirjanpidon tekeminen ja raportointi. Lisäksi Tilityyn kirjanpitäjät esimerkiksi hoitavat asiakkaiden myynti- ja ostoreskontria, laskevat palkkoja, maksavat laskuja, antavat perusneuvontaa liiketoiminnasta ja hoitavat monen montaa muuta tehtävää.

Vaikka kirjanpitäjän päätehtävä on asiakaslähtöinen palvelutyö, Tilityyssä kirjanpitäjä nähdään eräänlaiseksi suodattimeksi tai muuntajaksi asiakkaan ja viranomaisen välillä. Kirjanpitäjän tehtävä on ottaa vastaan asiakkaan toimittamat taloushallinnon aineistot sekä toiveet ja työstää ne asiantuntijuuttaan hyödyntäen sellaiseen muotoon, että ne täyttävät hyvän kirjanpitotavan, lain ja asetusten vaatimukset. Kirjanpidon pohjalta tehtävien monenlaisten ilmoitusten, hakemusten ja viranomaisselvitysten luotettavuus on kirjanpitäjän vastuulla. Kirjanpitäjän tärkeisiin erityistehtäviin kuuluu lisäksi ajantasaisen taloustiedon tuottaminen asiakkaalle talousjohtamisen tueksi.

Tilityyssä kirjanpitäjä- ja taloushallinnon asiantuntijanimikkeen merkittävin eroavuus liittyy aikaan; kirjanpitäjän tehtävää tehdessään kirjanpitäjä on ikään kuin historioitsija, joka käsittelee jo tapahtunutta (laskuja, kuitteja ja muita jo tapahtuneista asioista olevia tositteita), tehtävänään tallentaa historia sellaisena kuin se tosiasiallisesti on tapahtunut. Kirjanpitäjän tulisi tuntea jokaisen tositteen polku syntyhetkestään aina tilinpäätökseen. Toimiessaan taloushallinnon asiantuntijaroolissa kirjanpitäjä katsoo enemmän tähän hetkeen ja tulevaisuuteen, auttaen asiakkaita neuvonnan, asiantuntijuuden ja selvittelytyön menetelmin.

Tilityyssä on kirjanpitäjän molemmilla rooleilla yksi erityinen yhdistävä tekijä; kirjanpitäjä ei ole kaiken osaava ja tietävä, vaan ammattilainen, joka osaa oppia ja omaksua sekä etsiä sen tiedon luotettavasti, jota työssään kulloinkin tarvitsee. Tilityyn jokaisella kirjanpitäjällä on erityinen "taloushallinnon minä", joka koostuu kaikista kirjanpitäjän työn kannalta merkityksellisistä perusominaisuuksista.


 Miksi en tekisi kirjanpitoa itse vaan ottaisin kirjanpitäjän?

Kirjanpidon tekemiseen itse on tarjolla lisääntyvissä määrin ohjelmistoja ja mobiilisovelluksia. Niiden mukana ei kuitenkaan tule tarvittavaa osaamista ja tietotaitoa. Kirjanpidon tekemisestä lopulta hyvin pieni osa on helppojen peruskirjausten tekemistä, joista voi selvitä ohjeesta mallia katsomalla. Suurempi osa vaatii verotukseen, kirjanpitoon ja yleisesti lainsäädäntöön perustuvaa erityisosaamista. Vaikka laki ei aseta vaatimuksia kirjanpidosta vastaavan henkilön koulutukselle on alalla toimiville syystä olemassa useamman vuoden kestäviä perus-, ammatti- ja erityisammattitutkintoja sekä soveltuvia korkeakoulu- ja jatko-opintoja. Kirjanpitäjä on taloushallintoalan ammattilainen, joka hallitsee monipuolisesti kirjanpidon ja siihen liittyvän lainsäädännön.

Osaamisen lisäksi toinen kirjanpidon tilitoimistolle ulkoistamisen yleinen peruste on kirjanpitotyön vaatima aika. Kirjanpidon tekeminen itse vie helposti useita tunteja, siinä missä ammattilainen tekee sen huomattavasti nopeammin. Monen liikkeenharjoittajan ja yrityksen merkittävin puuttuva resurssi on aika ja kirjanpidon ulkoistaminen vapauttaa sitä, tuoden samalla talouden hallintaan luotettavuutta.

Tilityy suosittelee ulkopuolisen kirjanpidon ammattilaisen käyttämistä aina, kun sellaista ei ole tarjolla omasta puolesta. Tilityy on toiminut vuodesta 2000 ja halun myydä palveluita sijaan kysymyksessä on vuosien kokemuksen tuoma ymmärrys kirjanpidon tekemisen realismista sekä vaatimuksista. Kirjanpito ei ole vain lakisääteisen velvoitteen täyttämistä, vaan perusta minkä tahansa yrityksen tai toimijan toiminnan tietoon ja faktaan perustuvaan johtamiseen. Kirjanpidon pohjalta tehtävä talouden tulkinta ja raportointi sekä kirjanpidosta saatava hyödynnettävätasoinen taloustieto ovat niitä asioita, joista Tilityyn asiakkaan todellisuudessa lopulta maksavat.


 Mitä palveluita tilitoimisto tarjoaa?

Tilitoimiston tarjoamat palvelut riippuvat toimijasta. Osa tarjoaa vain peruskirjanpitoa, osa laaja-alaisesti oikestaan kaikki mahdolliset talouden hallinnan palvelut. On myös tilitoimistoja, jotka ovat keskittyneet vain palkanlaskentapalveluihin sekä sellaisia, joista saa taloushallinnon peruspalveluiden lisäksi tilintarkastuksen. Varmasti suurimman osan kirjanpitäjänä toimivista tulee hallita vähintään kirjanpidon lisäksi palkanlaskenta ja tilinpäätöksen tekeminen, sillä ne varmasti ovat juuri yleisimmät tilitoimistojen palveluista.

Tilityy tarjoaa laaja-alaisesti taloushallinnon peruspalvelut, joihin kuuluvat kirjanpito, palkanlaskenta sekä neuvonta- ja kehityspalvelut. Lisäksi Tilityyn laajan yhteistyö- ja palveluhankintaverkoston kautta asiakkaille on tarjolla muun muassa tilintarkastuksen sekä yrityskauppa- ja perintäpalveluiden asiantuntijapalvelut - kaikki helposti Tilityyn asiakkaille tarjolla yhdeltä luukulta.